1. Recopilación de datos. El primer paso para conseguir la certificación de datos, es la recopilación de datos puros. La información proviene de los registros establecidos por cada proceso en relación con:
• Indicadores de procesos
• Indicadores de resultados
• Medición de la satisfacción del cliente
• Control de salidas no conformes
• Auditoría interna
• Acciones correctivas
• Acciones de mejora
• Revisión por la dirección
Determine los métodos y los registros más adecuados para capturar la información requerida.
Defina los responsables de hacer las mediciones o el seguimiento a los procesos y a las características de los productos o resultados finales de acuerdo a lo establecido en la documentación. También defina los responsables de recopilar y reportar de los procesos. Este punto permite verificar que se cumpla con las mediciones y seguimientos de los procesos.
2. Procesamiento de la información. Una vez obtenidos los datos de acuerdo al periodo establecido por cada líder de proceso, se construyen los indicadores dependiendo de las fórmulas establecidas y las unidades de medida.
3. Análisis de datos. En este paso se realiza la interpretación de los resultados obtenidos observando las características y tendencias del proceso, la conformidad con los requisitos del producto, la retroalimentación del cliente, incluyendo las oportunidades para llevar a cabo las acciones preventivas, correctivas y los planes de mejora.
4. Seguimiento y mejora. Los líderes de los procesos deben asegurar que se cumpla todo el ciclo del flujo de información, desde la medición hasta el reporte de los datos, según los objetivos definidos para cada proceso. Además, deben determinar la necesidad de iniciar planes de acción correctivos, preventivos o de mejora, según los resultados obtenidos por sus procesos.
5. Informes de gestión de la calidad. Solicite a los líderes de los procesos informes de gestión mensualmente, dónde se haga énfasis de los resultados de los procesos y los productos o servicios. Esta información es la materia prima para tomar acciones sobre los procesos.
6. Auditorías. Finalmente, toda la información analizada sistemáticamente y las decisiones tomadas sobre los procesos, es la misma información que se utilizará como evidencia para las auditorías internas y externas, por lo cual es importante mantenerla debidamente organizada para su presentación. De manera previa a cada auditoría interna o externa que se realice, esta información hace parte de las entradas para realizar la revisión por la dirección.